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---+Regras Básicas para Utilização de E-mail

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E-mail é uma ferramenta extremamente útil mas requer algumas regras básicas para sua correta utilização:

---++Antes de Mandar um E-mail

---+++Conteúdo

   * Dê sempre preferência ao formato *texto não formatado* ao invés de html.
   * Seja *conciso*, *claro* e *objetivo*. Lembre-se que recebemos dezenas de E-mail por dia.
   * *Reler* o que você escreveu e passar um *"Spell"* são práticas recomendadas.
   * *Jamais* escreva nenhuma palavra inteiramente em letra *maiúscula* (caixa alta). Isso tem o significado de "gritar" e se tornou mal educado na e-etiqueta. Se quiser ressaltar um texto coloque-o entre asterisco.
   * E-mail *não* é o lugar para *polêmicas*. Evite prolongar discussões além do necessário ou responder mensagens excessivamente agressivas.
   * Você pode antecipar a relevância ou urgência de sua mensagem utilizando no início do Subject, alguns códigos. Por exemplo:
      * *"ATT :: "* (Attention): para mensagens de grande importância
      * *"AR :: "* (Action Required): para mensagens que exigem que o destinatário tome alguma atitude
      * *"FYI :: "* (For Your Information): para mensagens apenas informativas
      * *"URG :: "* (Urgent): para mensagens urgentes

---+++Attachments
   * *Evite* incluir attachments muito *grandes* (> 1 MB). Prefira sempre colocar o arquivo em *área pública* (e.g. Dropbox, OwnCloud, etc.) e enviar apenas o *link*.
   * Caso um link seja muito longo, utilize o site [[http://tinyurl.com/][http://tinyurl.com/]] ou salve o seguinte link no seu browser:
      * javascript:void(location.href='http://tinyurl.com/create.php?url='+location.href).

---+++Subject

   * Coloque sempre um Subject que reflita o *conteúdo* da mensagem. 
   * *Evite alterar* o Subjet de Replies. Ao iniciar um *novo assunto*, *não edite* mensagens anteriores mudando apenas o Subject, principalmente em listas de distribuição. Escreva uma *nova mensagem*. 

---+++Destinatário

   * Analise com cuidado se o destinatário deve ser incluído em *To*, *CC*, *BCC* ou se a mensagem deve ser enviada para uma lista de distribuição (_vide abaixo_).

---+++Forward

   * Antes de dar o Forward de alguma mensagem recebida, pense bem se o conteúdo será *útil ou de interesse* de uma pessoa ou grupo de pessoas para o qual pretende remetê-lo. Reflita antes de repassar E-mails suspeitos. Na dúvida, não envie.
   * No caso de estar recebendo um Forward, responda a mensagem *apenas* para quem a enviou. O remetente inicial (anterior) pode nem saber que ela foi re-enviada e em alguns casos isto pode causar constrangimentos. Se houver endereços de e-mail listados no corpo da mensagem, simplesmente ignore-os.
   * Às vezes é útil fazer um pequeno resumo do conteúdo da mensagem para ressaltar o motivo dela estar sendo redirecionada.

---+++Reply

   * Ele foi feito para responder a quem enviou a mensagem (*Reply*) ou a todos que a receberam (*Reply-to-All*). 
   * Não use *Reply-to-All* sem necessidade. Isto aumenta muito o número de mensagens em circulação.
   * *Jamais* dê "reply" para alguém que é apenas mencionado na mensagem. Aliás, isto não é Reply.
   * Em geral é bom *manter* todo o  *"thread"* das mensagens anteriores para se saber o que foi discutido até o momento.
   * Evite alterar o Subject.

---+++Tratamento

Como regra geral, na etiqueta americana (internacional?), nunca se refere a alguém pelo sobrenome sem o título na frente (Mr., Ms. Dr., Prof., etc.). Caso você seja íntimo do interlocutor pode se refira a ele pelo nome, mas sem o título na frente.
   * Por exemplo, há duas maneiras aceitáveis de se referir a um destinatário "Dr. José Silva":
      * *Dear José* 
      * *Dear Dr. Silva*. Note que *Prof.* possui um status mais elevado do que *Dr.* e esse tratamento deve ser usado caso ele seja um Full Professor de Universidade. *Nunca* se refira a ele como "Dear Silva" ou "Dear Dr. José". Isso é incorreto.

   * Ao assinar uma mensagem utilize *apenas* o seu prenome. Por exemplo: Thanks, Cicrano; Regards, Cicrano; Best regards, Cicrano, etc. Colocar o sobrenome indica que você gostaria de ser tratado a partir daquele momento com mais formalidade.  

---++Ao Receber um E-mail

---+++Responder ou Não Responder

Nem todo e-mail requer uma resposta. Verifique se o remetende do e-mail incluiu seu endereço no *To*, *CC* (Carbon Copy), *BCC* (Blind Carbon Copy), ou se você é parte de uma *Lista de Distribuição.* Para cada uma das circunstâncias, adote um procedimento distinto:

---++++To:

Requer *necessariamente uma manifestação explícita* da sua parte. *Responda!* Nem que seja apenas um *OK*, mas responda!

---++++CC:

Em geral é usado apenas para:
   * *Manter alguém informado* de um determinado assunto ou avisá-lo sobre uma dada situação
   * Informar o destinatário de que a pessoa incluída no CC *tem conhecimento do e-mail* que está sendo enviado
   * Em respeito ao fato da pessoa estar sendo *mencionada* no corpo do e-mail

Neste caso você *não* está obrigado a responder o e-mail. Em geral, *não* se deve respondê-lo ou tomar qualquer providência quando somos incluídos em CC..

---++++BCC:

Muito *cuidado* neste caso. Se você recebeu um e-mail em BCC é porque o *remente não quer que os demais destinários (em To ou CC) saibam que você está recebendo uma cópia*. 
   * *Jamais* dê um *Reply-to-All* em um E-mail recebido em *BCC*. Isto poderia causar sérios constrangimentos.
   * Mande em BCC para preservar os nomes contidos uma determinada lista de pessoas, para evitar que esta lista se torne pública.

---++++Lista de Distribuição

Dê sempre preferência para *responder* apenas para quem *postou* a mensagem. Só responda para toda a lista caso seja necessário, útil ou de interesse de todos.

---++Boas Práticas no Uso do E-mail
   * Password: verifique as instruções dadas pelo [[https://security.web.cern.ch/security/recommendations/en/passwords.shtml][CERN]]
   * Verifique seu Inbox várias vezes ao dia. 
   * Tente responder as mensagens assim que recebidas. Isto evita que você tenha que relê-las várias vezes.
   * A regra acima não deve ser aplicada no caso de mensagens com forte conteúdo emocional. Neste caso, "sleep on it".
   * Tente deixar o Inbox com o menor número de mensagens possível (se possível vazio!). Ele só deve conter mensagens que ainda requeiram uma ação de sua parte (resposta, acompanhamento, lembrete) como em uma to-do-list.
   * É útil manter um folder "Temporário" onde são coletados os e-mail que serão deletados em breve. Por exemplo: follow-ups, até uma certa tarefa ter sido cumprida, ou referentes a uma viagem que só tem utilidade até estarmos de volta.
   * É uma boa prática incluir a si mesmo em BCC em toda mensagem enviada. Assim você se certifica de que o e-mail foi realmente enviado e a sua cópia pode ser deletada ou arquivada.
   * Tente separar em contas de e-mail diferentes as mensagens de trabalho daquelas mensagens particulares (de familiares, amigos, listas de discussão, etc.) 
   * Organize os e-mails recebidos em diretórios cujo nome reflita seu conteúdo. 
   * Use filtros e outras ferramentas do seu programa de e-mail, tal como regras, tags, categorias, etc. 

---++++Vacation Message

Sempre que estiver ausente coloque um reply automático em sua conta profissional. Por exemplo:

   * Estarei ausente até dia XX de xxxx. Caso haja algum assunto urgente, tente me contatar através do celular (11) XXXX-XXXX ou contate fulano@mail.com.
   * I am away until XX Xxxxx. In case of emergency, please try contacting me by phone: +55 (11) XXXX-XXXX or contact fulano@mail.com.

---++Para saber mais
   * [[http://ryan.com.br/netiqueta.htm][Netiqueta em Listas de Discussão]]
   * [[http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2344692,00.asp][The 25 Golden Rules of E-Mail]]


-- Main.SergioNovaes - 24 Sep 2007
Topic revision: r16 - 2018-01-17 - novaes
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