Regras Básicas para Utilização de E-mail

E-mail é uma ferramenta extremamente útil mas requer algumas regras básicas para sua correta utilização:

Antes de Mandar um E-mail

Conteúdo

• Dê sempre preferência ao formato texto não formatado ao invés de html.
• Seja conciso, claro e objetivo. Lembre-se que recebemos dezenas de E-mail por dia.
• Reler o que você escreveu e passar um "Spell" são práticas recomendadas.
• Jamais escreva nenhuma palavra inteiramente em letra maiúscula (caixa alta). Isso tem o significado de "gritar" e se tornou mal educado na e-etiqueta. Se quiser ressaltar um texto coloque-o entre asterisco.
• E-mail não é o lugar para polêmicas. Evite prolongar discussões além do necessário ou responder mensagens excessivamente agressivas.
• Você pode antecipar a relevância ou urgência de sua mensagem utilizando no início do Subject, alguns códigos. Por exemplo:
  • "ATT :: " (Attention): para mensagens de grande importância
  • "AR :: " (Action Required): para mensagens que exigem que o destinatário tome alguma atitude
  • "FYI :: " (For Your Information): para mensagens apenas informativas
  • "URG :: " (Urgent): para mensagens urgentes

Attachments

• Evite incluir attachments muito grandes (> 1 MB). Prefira sempre colocar o arquivo em área pública (e.g. Dropbox, OwnCloud, etc.) e enviar apenas o link.
• Caso um link seja muito longo, utilize o site http://tinyurl.com/ ou salve o seguinte link no seu browser:
  • javascript:void(location.href='http://tinyurl.com/create.php?url='+location.href).

Subject

• Coloque sempre um Subject que reflita o conteúdo da mensagem.
• Evite alterar o Subjet de Replies. Ao iniciar um novo assunto, não edite mensagens anteriores mudando apenas o Subject, principalmente em listas de distribuição. Escreva uma nova mensagem.

Destinatário

• Analise com cuidado se o destinatário deve ser incluído em To, CC, BCC ou se a mensagem deve ser enviada para uma lista de distribuição (vide abaixo).

Forward

• Antes de dar o Forward de alguma mensagem recebida, pense bem se o conteúdo será útil ou de interesse de uma pessoa ou grupo de pessoas para o qual pretende remetê-lo. Reflita antes de repassar E-mails suspeitos. Na dúvida, não envie.
• No caso de estar recebendo um Forward, responda a mensagem apenas para quem a enviou. O remetente inicial (anterior) pode nem saber que ela foi re-enviada e em alguns casos isto pode causar constrangimentos. Se houver endereços de e-mail listados no corpo da mensagem, simplesmente ignore-os.
• Às vezes é útil fazer um pequeno resumo do conteúdo da mensagem para ressaltar o motivo dela estar sendo redirecionada.

Reply

• Ele foi feito para responder a quem enviou a mensagem (Reply) ou a todos que a receberam (Reply-to-All).
• Não use Reply-to-All sem necessidade. Isto aumenta muito o número de mensagens em circulação.
• Jamais dê "reply" para alguém que é apenas mencionado na mensagem. Aliás, isto não é Reply.
• Em geral é bom manter todo o "thread" das mensagens anteriores para se saber o que foi discutido até o momento.
• Evite alterar o Subject.

Tratamento

Como regra geral, na etiqueta americana (internacional?), nunca se refere a alguém pelo sobrenome sem o título na frente (Mr., Ms. Dr., Prof., etc.). Caso você seja íntimo do interlocutor pode se refira a ele pelo nome, mas sem o título na frente.

• Por exemplo, há duas maneiras aceitáveis de se referir a um destinatário "Dr. José Silva":
  • Dear José
  • Dear Dr. Silva. Note que Prof. possui um status mais elevado do que Dr. e esse tratamento deve ser usado caso ele seja um Full Professor de Universidade. Nunca se refira a ele como "Dear Silva" ou "Dear Dr. José". Isso é incorreto.

• Ao assinar uma mensagem utilize apenas o seu prenome. Por exemplo: Thanks, Cicrano; Regards, Cicrano; Best regards, Cicrano, etc. Colocar o sobrenome indica que você gostaria de ser tratado a partir daquele momento com mais formalidade.

Ao Receber um E-mail

Responder ou Não Responder

Nem todo e-mail requer uma resposta. Verifique se o remetende do e-mail incluiu seu endereço no To, CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy), ou se você é parte de uma Lista de Distribuição. Para cada uma das circunstâncias, adote um procedimento distinto:

To:

Requer necessariamente uma manifestação explícita da sua parte. Responda! Nem que seja apenas um OK, mas responda!

CC:

Em geral é usado apenas para:

• Manter alguém informado de um determinado assunto ou avisá-lo sobre uma dada situação
• Informar o destinatário de que a pessoa incluída no CC tem conhecimento do e-mail que está sendo enviado
• Em respeito ao fato da pessoa estar sendo mencionada no corpo do e-mail

Neste caso você não está obrigado a responder o e-mail. Em geral, não se deve respondê-lo ou tomar qualquer providência quando somos incluídos em CC..

BCC:

Muito cuidado neste caso. Se você recebeu um e-mail em BCC é porque o remente não quer que os demais destinários (em To ou CC) saibam que você está recebendo uma cópia.

• Jamais dê um Reply-to-All em um E-mail recebido em BCC. Isto poderia causar sérios constrangimentos.
• Mande em BCC para preservar os nomes contidos uma determinada lista de pessoas, para evitar que esta lista se torne pública.

Lista de Distribuição

Dê sempre preferência para responder apenas para quem postou a mensagem. Só responda para toda a lista caso seja necessário, útil ou de interesse de todos.

Boas Práticas no Uso do E-mail

• Password: verifique as instruções dadas pelo CERN
• Verifique seu Inbox várias vezes ao dia.
• Tente responder as mensagens assim que recebidas. Isto evita que você tenha que relê-las várias vezes.
• A regra acima não deve ser aplicada no caso de mensagens com forte conteúdo emocional. Neste caso, "sleep on it".
• Tente deixar o Inbox com o menor número de mensagens possível (se possível vazio!). Ele só deve conter mensagens que ainda requeiram uma ação de sua parte (resposta, acompanhamento, lembrete) como em uma to-do-list.
• É útil manter um folder "Temporário" onde são coletados os e-mail que serão deletados em breve. Por exemplo: follow-ups, até uma certa tarefa ter sido cumprida, ou referentes a uma viagem que só tem utilidade até estarmos de volta.
• É uma boa prática incluir a si mesmo em BCC em toda mensagem enviada. Assim você se certifica de que o e-mail foi realmente enviado e a sua cópia pode ser deletada ou arquivada.
• Tente separar em contas de e-mail diferentes as mensagens de trabalho daquelas mensagens particulares (de familiares, amigos, listas de discussão, etc.)
• Organize os e-mails recebidos em diretórios cujo nome reflita seu conteúdo.
• Use filtros e outras ferramentas do seu programa de e-mail, tal como regras, tags, categorias, etc.

Vacation Message

Sempre que estiver ausente coloque um reply automático em sua conta profissional. Por exemplo:

• Estarei ausente até dia XX de xxxx. Caso haja algum assunto urgente, tente me contatar através do celular (11) XXXX-XXXX ou contate fulano@mail.com.
• I am away until XX Xxxxx. In case of emergency, please try contacting me by phone: +55 (11) XXXX-XXXX or contact fulano@mail.com.

Para saber mais

• Netiqueta em Listas de Discussão
• The 25 Golden Rules of E-Mail

-- SergioNovaes - 24 Sep 2007